Algemene Voorwaarden BodyBase Studios
Artikel 1 – Definities
De besloten vennootschap BodyBase B.V. is bij de Kamer van Koophandel geregistreerd onder nummer 73807427 en is gevestigd aan de Johan de Wittlaan 40 (3054AA) te Rotterdam, opererend op verschillende locaties in Rotterdam, Hillegersberg en Amsterdam onder handelsnaam BodyBase Studios.
Deelnemer(s): Een persoon aangemeld om deel te nemen aan een training of les.
Deelnemersovereenkomst: De overeenkomst tussen BodyBase en een Deelnemer in de vorm van de aankoop van een Abonnement, enkele les, strippenkaart, individuele les of event/workshop.
Deelnemersvoorwaarden: Deze algemene voorwaarden, welke zijn gepubliceerd op de Website van BodyBase.
Krediet: De door een Deelnemer via de Website aangekocht krediet c.q. enkele les of strippenkaart om binnen de Termijn een Les bij een Studio van BodyBase in te boeken en/of te volgen.
Abonnement; De door een Deelnemer via de Website aangekocht Abonnement om binnen de Termijn van dit Abonnement onbeperkt of beperkt Lessen bij een Studio van BodyBase in te boeken en/of te volgen.
Les: Elke (individuele of groeps-) les met of zonder gebruik making van de BaseLine machine gegeven door of namens BodyBase in een Studio van BodyBase of andere nader bepaalde locatie door BodyBase.
Persoonsgegevens: Alle gegevens verstrekt door een Deelnemer aan BodyBase zoals weergegeven in de Deelnemersovereenkomst.
Studio: Elke studio van BodyBase, zoals weergegeven op de Website.
Termijn: De termijn c.q. periode vanaf de aankoop van een Krediet of Abonnement waarbinnen het recht van een Deelnemer bestaat op deelname aan een Les dan wel een beperkt aantal Lessen.
Website: de website van BodyBase; https://bodybase.com/
Artikel 2 – Algemeen
2.1 Iedere Deelnemer is verplicht kennis te nemen van deze Deelnemersvoorwaarden van BodyBase. Indien sprake is van een Deelnemersovereenkomst tussen BodyBase en een Deelnemer is dit algemeen reglement daarvan een onderdeel en is daar onlosmakelijk mee verbonden.
2.2 De rechten uit hoofde van een Deelnemersovereenkomst zijn strikt persoonlijk.
2.3 BodyBase behoudt zich het recht voor het totaal aantal ingeschrevenen te beperken, alsmede de openingstijden, de tijden van de Lessen, het aantal lessen en tarieven te wijzigen.
2.4 BodyBase behoudt zich tevens het recht voor Deelnemers te weigeren bij misbruik van het abonnementssysteem of van de faciliteiten van BodyBase of onheuglijk gedrag.
2.5 Het dragen van schone sportkleding is verplicht. Het dragen van schoenen in de training-ruimtes is verboden.
2.6 Het dragen van anti-slip sokken tijdens lessen op de BaseLine machine is verplicht. Een Deelnemer die zonder anti-slip sokken aan een BaseLine les wil deelnemen zal geweigerd worden.
2.7 Het gebruik van een eigen handdoek bij iedere activiteit is verplicht.
2.8 Iedere Studio van BodyBase is rookvrij.
2.9 Het nuttigen van zelf meegenomen drank en/of etenswaren is verboden bij BodyBase, met uitzondering van het gebruik van bidons of sluitbare flessen met water.
2.10 Deelnemer kan gebruik maken van de gratis kluisjes die op de locatie van BodyBase ter beschikking zijn gesteld. Hierin kan Opdrachtgever haar persoonlijke eigendommen opbergen. Het gebruik van deze kluisjes is echter op eigen risico. BodyBase erkent geen aansprakelijkheid voor enige schade en/of diefstal aan de eigendommen van Deelnemer.
2.11 BodyBase behoudt zich het recht voor op erkende feestdagen, tijdens events georganiseerd door BodyBase of dagen waarop verbouwd wordt de gehele dag of een gedeelte van de dag te sluiten.
2.12 Kinderen jonger dan 16 jaar hebben geen toegang tot BodyBase, met uitzondering van kinderen onder begeleiding van hun ouders, tijdens speciale kinderlessen en na uitdrukkelijke toestemming van het personeel van BodyBase. Enig letsel bij kinderen of schade aan eigendommen van kinderen, ontstaan door (ongeoorloofde) toegang tot de Studio is voor eigen risico.
2.13 (Huis)dieren zijn bij BodyBase niet toegestaan.
Artikel 3 – Toepasselijkheid
3.1 Deze Deelnemersvoorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen BodyBase en een consument (Deelnemer) die een enkele Les, Krediet of Abonnement heeft aangeschaft en/of deelneemt aan een Les of event/workshop aangeboden en/of verzorgd door BodyBase.
3.2 Zowel door aanschaf van een enkele Les, Krediet en/of Abonnement alsook door deelname aan een Les, evenement of workshop verklaart de Deelnemer zich akkoord met deze Deelnemersvoorwaarden.
3.3 Afwijkingen van deze Deelnemersvoorwaarden zijn uitsluitend geldig, indien deze afwijkingen uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
3.4 BodyBase kan deze Deelnemersvoorwaarden ten alle tijden wijzigen. De laatste versie is altijd de geldende versie en is steeds beschikbaar op de Website. Op verzoek wordt een exemplaar van de Deelnemersvoorwaarden verstrekt.
Artikel 4 – Deelnemersovereenkomst
4.1 De Deelnemersovereenkomst tussen Deelnemer en BodyBase komt tot stand op het moment dat de (a) Deelnemer alle verzochte informatie zoals weergegeven in de Deelnemersovereenkomst heeft ingevuld en voor akkoord heeft ondertekend, (b) door overeenstemming tussen beide partijen, welke overeenstemming dient te blijken uit (online) registratie van een Deelnemer, of (c) de Deelnemer gebruik heeft gemaakt van de trainingsfaciliteiten van BodyBase dan wel heeft deelgenomen aan een Les, event of workshop. Een Deelnemersovereenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en is tussentijds conform artikel 5 van deze Deelnemersvoorwaarden opzegbaar.
4.2 De door de Deelnemer ingevulde Deelnemersovereenkomst en deze Deelnemersvoorwaarden vormen gezamenlijk de volledige weergave van de rechten en verplichtingen van BodyBase en Deelnemer en vervangen alle eerdere schriftelijke en mondelinge aankondigingen, afspraken en alle andere correspondentie.
4.3 Deelnemer zorgt ervoor dat alle gegevens – waarvan BodyBase aangeeft dat deze wenselijk zijn of waarvan Deelnemer redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze voor de uitvoering van de Deelnemersovereenkomst noodzakelijk zijn – tijdig aan BodyBase worden verstrekt.
4.4 Een overeenkomst tussen BodyBase en een Deelnemer bestaat uit één of meerdere Krediet(en) en/of Abonnement, die gedurende de Termijn recht geeft op deelname aan een (beperkt aantal) Les(sen) of evenement/workshop. Kredieten en Abonnementen zijn derhalve beperkt geldig. De individuele geldigheid is vermeld in het account van een Deelnemer en op de website. Als een Krediet, een Strippenkaart en/of Abonnement is verlopen of verbruikt, kan een Deelnemer zich niet meer aanmelden voor een Les.
4.5 Bij zware blessures, langdurige ziekte, of een langdurig verblijf in het buitenland kan de geldigheid van een Krediet of een Strippenkaart of een Abonnement met schriftelijke instemming van BodyBase worden opgeschort. BodyBase heeft het recht hiervoor bewijs te verlangen alvorens een verzoek tot opschorting wordt ingewilligd.
4.6 Een Krediet en/of strippenkaart loopt automatisch af. Een Krediet en/of Strippenkaart word(t)(en) niet stilzwijgend verlengd.
4.7 Een Abonnement loopt automatisch af. Na afloop van het Abonnement wordt deze stilzwijgend verlengd tegen de dan geldende prijzen met eenzelfde periode als het Abonnement is aangegaan. Na de duur van het eerst aangegane Abonnement heeft Deelnemer het recht de overeenkomst maandelijks op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van een kalendermaand.
4.8 Artikel 4.7 geldt ook voor acties en speciale aanbiedingen. Na afloop van de periode van een actie of speciale aanbieding wordt deze stilzwijgend verlengd tegen de dan geldende prijzen die vermeld staan op de website, met eenzelfde periode als het Abonnement is aangegaan. Deze is na de duur van de actie of speciale aanbieding maandelijks op te zeggen met een opzegtermijn van een kalendermaand.
4.9 De Deelnemersovereenkomst is persoonsgebonden en Deelnemer is niet gerechtigd de rechten en plichten die voortvloeien uit de onder deze Deelnemersvoorwaarden gesloten Deelnemersovereenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen.
4.10 Indien een Deelnemer een Deelnemersovereenkomst met BodyBase heeft afgesloten, dan is de Deelnemer gerechtigd om gedurende 14 (zegge: veertien) dagen na het ondertekenen van de met BodyBase gesloten Deelnemersovereenkomst te herroepen.
4.11 Indien de Deelnemer de Deelnemersovereenkomst conform artikel 4.10 herroept, dan ontvangt Deelnemer alle door Deelnemer aan BodyBase gedane betalingen retour, tenzij de Deelnemer reeds gebruik heeft gemaakt van de faciliteiten van BodyBase en/of een Studio van BodyBase heeft betreden. Deelnemer ziet door middel van deze toestemming af van zijn herroepingsrecht.
4.12 Indien de Deelnemer besluit een nieuw/aanvullend Krediet, Strippenkaart en/of Abonnement bij BodyBase af te nemen dan blijven de voorwaarden van de Deelnemersovereenkomst en deze Deelnemersvoorwaarden onverkort van toepassing, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
4.13 Wijziging van een eenmaal tot stand gekomen Deelnemersovereenkomst kan alleen met de voorafgaande schriftelijke toestemming van BodyBase. Wijziging van een Deelnemersovereenkomst kan voor een Deelnemer kosten met zich meebrengen.
Artikel 5 – Prijzen en betaling
5.1 De actuele prijzen van één Krediet, een Strippenkaart dan wel een Abonnement staan op de Website. De laatste prijzen zijn altijd de geldende en deze zijn steeds beschikbaar op de Website. Prijsverhogingen hebben geen effect op afgesloten en betaalde Kredieten, Abonnementen en/of Strippenkaarten. Prijsverhogingen hebben wel effect op stilzwijgende verlengingen van Abonnementen.
5.2 Tenzij anders overeengekomen dienen betalingen te geschieden via het online betalingssysteem.
5.3 Betalingen die reeds door Deelnemer zijn gedaan worden niet gerestitueerd, tenzij sprake is van een rechtsgeldige herroeping door de Deelnemer in de zin van artikel 4.10.
5.4 Bij het niet of niet tijdig kunnen incasseren van abonnementsgelden via SEPA, dient het verschuldigde maandbedrag via een rechtstreeks betaalverzoek aan BodyBase voldaan te worden.
5.5 Bij het niet of niet tijdig kunnen incasseren of betwisting/terugboeking van abonnementsgelden worden extra kosten berekend. Deze extra kosten bestaan uit a) de gemaakte kosten van een mislukte betaling die BodyBase aan het betalingssysteem Stripe moet betalen en b) administratiekosten van BodyBase voor het verwerken van de mislukte betaling. Extra kosten die worden berekend bedragen €15 en dienen via rechtstreeks betaalverzoek aan BodyBase voldaan te worden.
5.6 BodyBase behoudt zich het recht voor haar prijzen en tarieven te indexeren en te wijzigen.
5.7 Indien de faciliteiten van BodyBase niet of niet volledig kunnen worden gebruikt als gevolg van omstandigheden gelegen buiten de macht van BodyBase, zullen de door de Deelnemer verschuldigde kosten voor het gebruik van de faciliteiten van BodyBase niet worden gerestitueerd.
5.8 Aan acties of speciale aanbiedingen kunnen voor- of achteraf nimmer rechten worden ontleend.
Artikel 6 – Incassobeleid
6.1. Deelnemer zal indien hij niet aan zijn betalingsverplichting binnen de termijn van 14 dagen voldoet, eerst een schriftelijke aanmaning ontvangen met een termijn van 14 dagen na de datum van ontvangst van de aanmaning door BodyBase, om alsnog aan zijn betalingsverplichting te voldoen met daarbij een opgave van de buitengerechtelijke kosten indien Deelnemer binnen die gestelde termijn niet aan zijn verplichtingen voldoet, alvorens zij in verzuim raken
6.2. Vanaf de datum dat Deelnemer in verzuim is, zal BodyBase zonder een nadere ingebrekestelling aanspraak maken op de wettelijke (handels)rente vanaf de eerste verzuimdag tot algehele voldoening, en vergoeding van de buitengerechtelijke kosten conform artikel 6:96 BW te berekenen volgens de staffel uit het besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van 1 juli 2012.
6.3. Indien BodyBase meer of hogere kosten heeft gemaakt die redelijkerwijze noodzakelijk zijn, komen deze kosten in aanmerking voor vergoeding. Ook de gemaakte gerechtelijke en executiekosten zijn voor rekening van Deelnemer.
Artikel 7 – Deelname, afzeggen en verzetten van Lessen
7.1 Een Deelnemer dient zich voorafgaand aan een Les aan te melden via het daarvoor bestemde online boekingssysteem. Zonder aanmelding heeft een Deelnemer geen recht op deelname aan een Les.
7.2 Een Deelnemer die zich heeft aangemeld kan zich tot 8 uur voor het begin van een les nog afmelden. Binnen 8 uur wordt er een late cancellation fee in rekening gebracht.
7.3 BodyBase is gerechtigd het trainingsrooster en/of de trainingslocaties tussentijds zonder opgaaf van reden(en) aan te passen. De laatste roosters en locaties zijn altijd de geldende en deze zijn steeds beschikbaar op de Website.
7.4 BodyBase heeft tot het tijdstip van aanvang van een Les het recht een Les bij onvoldoende belangstelling te annuleren. In dat geval wordt een bij de Deelnemer in rekening gebrachte Krediet gecrediteerd.
7.5 Buitengewone omstandigheden leveren voor BodyBase overmacht op en ontheffen BodyBase van haar verplichtingen. Bij blijvende overmacht is BodyBase ontslagen van haar verplichting de overeenkomst na te komen.
7.6 Indien een Deelnemer zodanig hinder of last oplevert dat een goede uitvoering van een Les daardoor wordt bemoeilijkt, kan deze door BodyBase van de Les worden uitgesloten. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de Deelnemer.
7.7 Indien een Deelnemer geen anti-slip sokken draagt kan deze door BodyBase van de Les worden uitgesloten. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de Deelnemer.
7.8. Indien Deelnemer niet tijdig de Les afzegt, wordt de Les aangemerkt als afgenomen/gevolgd en zal Deelnemer deze les niet vergoed krijgen en is er geen mogelijkheid tot het inhalen van deze les. In het geval van een Abonnement wordt er een boete van EUR 5,- in rekening gebracht die de Deelnemer verplicht is te betalen. Indien Deelnemer de Les niet afzegt en niet komt opdagen, en op deze manier wel een trainingsplek bezet houdt, dan wordt in het geval van een Krediet en/of Strippenkaart deze les in mindering gebracht. In het geval van een Abonnement wordt er een boete van EUR 5,- in rekening gebracht die de Deelnemer verplicht is te betalen. BodyBase is nimmer gehouden tot restitutie van reeds betaalde gelden.
Artikel 8 – Krediet
8.1 Bij iedere Strippenkaart staat omschreven hoe vaak gebruik kan worden gemaakt van de Lessen gedurende de Termijn. Lessen die niet zijn gebruikt gedurende de Termijn komen automatisch te vervallen.
8.2 Eén Krediet geeft recht op deelname aan één Les.
Artikel 9 – Opzegging Deelnemersovereenkomst
9.1. Indien een Deelnemer een strippenkaart gekocht heeft, is de duur van de strippenkaart zoals aangegeven op de website. De strippenkaart eindigt zodra de laatste les van het pakket heeft plaatsgevonden.
9.2. Een Deelnemer kan ook een abonnement aangaan. De duur van het abonnement staat op de website aangegeven en kan niet tussentijds worden opgezegd.
9.3. Zowel de Deelnemer (abonnement of strippenkaart-houder) als BodyBase kan de Overeenkomst ontbinden op grond van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst indien de andere partij schriftelijk in gebreke is gesteld, en haar een redelijke termijn is gegeven tot nakoming van haar verplichtingen en zij alsnog verzuimt haar verplichtingen alsdan correct na te komen. Hieronder worden tevens verstaan de betalings- en medewerkingsverplichtingen van de deelnemer.
9.4. De ontbinding van het abonnement laat de betalingsverplichtingen van de Deelnemer onverlet indien BodyBase ten tijde van de ontbinding werkzaamheden heeft verricht of Diensten heeft geleverd. De abonnementhouder dient de overeengekomen vergoeding te voldoen.
9.5. Zowel Deelnemer als BodyBase kan de Overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling geheel of gedeeltelijk schriftelijk opzeggen met onmiddellijke ingang ingeval een der Partijen in surséance van betaling verkeert, faillissement is aangevraagd of de betreffende onderneming eindigt door liquidatie of anders dan het samenvoegen of reconstructie van de onderneming. Indien een situatie zoals hierboven vermeld zich voordoet, is BodyBase nimmer gehouden tot restitutie van reeds ontvangen gelden en/of schadevergoeding.
9.6. Deelnemer zijnde een Bedrijf is niet gerechtigd om de Overeenkomst tussentijds op te zeggen. Indien Deelnemer de Overeenkomst tussentijds opzegt of geen gebruik maakt van de Diensten van BodyBase , is Deelnemer gehouden om het volledig overeengekomen bedrag te voldoen. Een en ander kan vermeerderd worden met een nader te bepalen schadevergoeding.
Artikel 10– Risico en Aansprakelijkheid
10.1 Het gebruik van de faciliteiten in een Studio van BodyBase voor onder meer, doch niet beperkt tot kracht, lenigheid en conditietraining en/of het volgen van enig(e) Les, trainingsprogramma en/of activiteiten met of zonder de BaseLine machine van welke aard dan ook bij BodyBase is geheel voor eigen rekening en risico van de Deelnemer.
10.2 Deelnemer is verplicht zowel vooraf, tijdens als na afloop van enige door een trainer begeleidde training melding te maken van zijn of haar fysieke gesteldheid zoals blessures, ziekten en/of andere lichamelijke aandoeningen en/of informatie te verschaffen waarvan deelnemer redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze voor het uitoefenen van oefeningen noodzakelijk is. Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het melden van deze informatie.
10.3 Zowel BodyBase als haar medewerkers en ZZP’ers zijn niet aansprakelijkheid voor materiele en/of immateriële schade als gevolg van een ongeval of letsel/blessures van de Deelnemer en/of derden binnen een Studio van BodyBase of andere locatie waar Deelnemer meedoet met Activiteiten van BodyBase.
10.4 BodyBase en haar medewerkers aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid voor schade, verlies of diefstal van eigendommen van Deelnemer en/of derden.
10.5 Deelnemer is aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen van BodyBase, indien deze schade gevolg is van nalatigheid en/of schuld van de Deelnemer.
10.6 De uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid als in dit artikel vermeld, worden evenzeer bedongen voor en ten behoeve van ondergeschikten van BodyBase en ieder ander van wiens hulp BodyBase gebruik maakt bij de uitvoering van de Deelnemersovereenkomst.
Artikel 11 – Persoonsgegevens en privacy beleid
11.1 Iedere Deelnemer is zich ervan bewust dat hij/zij bepaalde persoonsgegevens aan BodyBase verstrekt, zoals onder meer naam, leeftijd, adres en e-mailadres. De persoonsgegevens van de Deelnemers zijn strikt vertrouwelijk en worden uitsluitend voor administratieve doeleinden van BodyBase gebruikt.
11.2 Indien de Deelnemer zich akkoord verklaart met deze Deelnemersvoorwaarden, geeft de Deelnemer aan BodyBase toestemming tot de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens in verband met het gebruik voor commerciële doeleinden van BodyBase. De eventuele verwerking van de persoonsgegevens door BodyBase gebeurt conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). BodyBase zal alle data van de Deelnemer op schriftelijk verzoek van Deelnemer vernietigen.
11.3 BodyBase kan foto’s of video’s maken van de Lessen of andere ruimtes in De Studio voor gebruik op social media of op de Website van BodyBase. De Deelnemer is hiervan op de hoogte en verleent zijn/haar toestemming hiervoor.
11.4 De Deelnemer verleent door akkoord te gaan met deze Deelnemersvoorwaarden aan BodyBase toestemming om aan Deelnemer aanbiedingen van BodyBase per e-mail en anderszins toe te sturen.
Artikel 12 – Klachten
12.1 Een Deelnemer dient een klacht met betrekking tot enige prestatie van BodyBase zo spoedig mogelijk nadat het gebrek of de schade is geconstateerd bij BodyBase te melden, en uiterlijk binnen veertien (14) dagen nadat de Deelnemer de gebreken of schade heeft geconstateerd. De klacht wordt per e-mail ingediend bij BodyBase via info@bodybasestudios.com onder vermelding van de locatie en een omschrijving van de klacht.
12.2 De klacht dient volledig en duidelijk omschreven te worden en voorzien te zijn van eventuele bewijsmiddelen.
12.3 BodyBase beantwoordt de door de Deelnemer ingediende klacht zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee (2) weken vanaf de datum van ontvangst. Indien BodyBase verwacht langere tijd nodig te hebben voor de verwerking van de klacht vermeldt zij dit direct per e-mail aan Deelnemer na de constatering hiervan.
12.4 Als de klacht niet in onderling overleg kan worden opgelost, ontstaat er een geschil als bedoeld in artikel 13 lid 4 van deze Deelnemersvoorwaarden.
Artikel 13 – Website
13.1 De verstrekte informatie op de Website is uitsluitend bestemd voor algemene informatiedoeleinden. Door externe omstandigheden kunnen er vertragingen, gebreken en/of andere onvolkomenheden optreden in de verstrekte informatie.
13.2 Hoewel BodyBase de grootst mogelijke zorgvuldigheid betracht in de samenstelling en het onderhoud van haar website, kan BodyBase niet garanderen dat de verstrekte informatie compleet, actueel en/of accuraat is. De Deelnemer doet hierbij dan ook onvoorwaardelijk en onherroepelijk afstand van haar recht op schadevergoeding voor enige directe of indirecte schade die is ontstaan, ontstaat of zal ontstaan door gebruikmaking van de persoonsgegevens, tenzij er aan de zijde van BodyBase sprake is van opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid.
13.3 De Website en de inhoud daarvan is beschermd door het auteursrecht, merkenrecht en andere intellectuele eigendomsrechten. Niets van deze website of de inhoud daarvan mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van BodyBase.
Artikel 14 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter
14.1 Deze Deelnemersvoorwaarden zijn van kracht met ingang van 28 september 2019.
14.2 Van deze Deelnemersvoorwaarden kan alleen worden afgeweken, indien dat schriftelijk door BodyBase is bevestigd.
14.3 In het geval dat enige bepaling in deze Deelnemersvoorwaarden nietig mocht zijn of vernietigd mocht worden, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. BodyBase en Deelnemer zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht wordt genomen.
14.4 Iedere rechtsverhouding met BodyBase wordt beheerst door Nederlands recht. Alle geschillen tussen Deelnemer en BodyBase die naar aanleiding van of in verband met de Overeenkomst mochten ontstaan, zullen met uitsluiting van ieder ander worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement te Rotterdam.
General Terms and Conditions BodyBase Studios
Article 1 – Definitions The private limited company
BodyBase B.V. is registered with the Chamber of Commerce under number 73807427 and is located at Johan de Wittlaan 40 (3054AA) in Rotterdam, operating at various locations in Rotterdam, Hillegersberg, and Amsterdam under the trade name BodyBase Studios.
Participant(s): An individual registered to participate in a training session or class. Participant Agreement: The agreement between BodyBase and a participant in the form of purchasing a subscription, single class, punch card, individual class, or event/workshop.
Participant Terms and Conditions: These general terms and conditions, which are published on the BodyBase website.
Credit: The credit or single class/punch card purchased by a participant via the website to book and/or attend a class at a BodyBase studio within the specified period.
Subscription: The subscription purchased by a participant via the website to book and/or attend unlimited or limited classes at a BodyBase studio within the specified subscription period.
Class: Any (individual or group) class, with or without the use of the BaseLine machine, given by or on behalf of BodyBase in a BodyBase studio or other specified location by BodyBase.
Personal Data: All data provided by a participant to BodyBase as indicated in the Participant Agreement.
Studio: Any BodyBase studio, as indicated on the website.
Term: The period from the purchase of credit or subscription during which a participant has the right to participate in a class or a limited number of classes.
Website: The BodyBase website; https://bodybase.com/
Article 2 – General
2.1 Every participant is obligated to familiarize themselves with these Participant Terms and Conditions of BodyBase. If a Participant Agreement exists between BodyBase and a participant, these general regulations are part of it and are inseparably linked to it.
2.2 The rights under a Participant Agreement are strictly personal.
2.3 BodyBase reserves the right to limit the total number of registrants, as well as to change the opening hours, class schedules, number of classes, and rates.
2.4 BodyBase also reserves the right to refuse participants in case of abuse of the subscription system or BodyBase facilities or in case of improper behaviour.
2.5 Wearing clean sports clothing is mandatory. Wearing shoes in the training areas is prohibited.
2.6 Wearing anti-slip socks during classes on the BaseLine machine is mandatory. A participant who wants to attend a BaseLine class without anti-slip socks will be denied access.
2.7 Using a personal towel for each activity is mandatory.
2.8 Every BodyBase studio is smoke-free.
2.9 Consuming self-brought drinks and/or food is prohibited at BodyBase, except for the use of bottles or sealable containers with water.
2.10 Participants can use the free lockers provided at the BodyBase location to store their personal belongings. However, the use of these lockers is at their own risk. BodyBase does not assume liability for any damage and/or theft of participants’ belongings.
2.11 BodyBase reserves the right to close the entire day or part of the day on recognized holidays, during events organized by BodyBase, or on days of renovations.
2.12 Children under the age of 16 are not allowed at BodyBase, except for children accompanied by their parents, during special children’s classes, and with explicit permission from BodyBase staff. Any injury to children or damage to children’s belongings resulting from unauthorized access to the studio is at their own risk.
2.13 Pets are not allowed at BodyBase.
Article 3 – Applicability
3.1 These Participant Terms and Conditions apply to all legal relationships between BodyBase and a consumer (Participant) who has purchased a single Lesson, Credit, or Subscription and/or participates in a Lesson or event/workshop offered and/or provided by BodyBase.
3.2 By purchasing a single Lesson, Credit, and/or Subscription, as well as by participating in a Lesson, event, or workshop, the Participant agrees to these Participant Terms and Conditions.
3.3 Deviations from these Participant Terms and Conditions are only valid if expressly agreed upon in writing.
3.4 BodyBase may amend these Participant Terms and Conditions at any time. The latest version is always the applicable version and is available on the Website. A copy of the Participant Terms and Conditions can be provided upon request.
Article 4 – Participant Agreement
4.1 The Participant Agreement between the Participant and BodyBase is established at the moment when the Participant (a) completes all requested information as stated in the Participant Agreement and signs it for approval, (b) through mutual agreement between both parties, which shall be evidenced by the (online) registration of a Participant, or (c) when the Participant has used the training facilities of BodyBase or participated in a Lesson, event, or workshop. A Participant Agreement is entered into for an indefinite period and can be terminated in accordance with Article 5 of these Participant Terms and Conditions.
4.2 The Participant’s completed Participant Agreement and these Participant Terms and Conditions together constitute the complete representation of the rights and obligations of BodyBase and the Participant, replacing all previous written and oral announcements, agreements, and any other correspondence.
4.3 The Participant shall ensure that all data, as indicated by BodyBase as desirable or reasonably understood to be necessary for the performance of the Participant Agreement, are provided to BodyBase in a timely manner.
4.4 An agreement between BodyBase and a Participant consists of one or more Credits and/or Subscriptions, which entitle the Participant to participate in a (limited number of) Lesson(s) or event/workshop during the Term. Therefore, Credits and Subscriptions have limited validity. The individual validity is indicated in the Participant’s account and on the website. Once a Credit, a Punch Card, and/or Subscription has expired or been used, a Participant cannot register for a Lesson.
4.5 In the case of serious injuries, prolonged illness, or an extended stay abroad, the validity of a Credit, Punch Card, or Subscription can be suspended with the written consent of BodyBase. BodyBase may request evidence before granting a suspension request.
4.6 A Credit and/or punch card automatically expires. A Credit and/or Punch Card is not renewed automatically.
4.7 A Subscription automatically expires. Upon expiration of the Subscription, it is automatically renewed at the prevailing prices for a period identical to the initial duration of the Subscription. After the initial duration of the first Subscription, the Participant has the right to terminate the agreement on a monthly basis, with one calendar months’ notice.
4.8 Article 4.7 also applies to promotions and special offers. After the period of a promotion or special offer has ended, it is automatically renewed at the prevailing prices stated on the website, for a period identical to the initial duration of the Subscription. It can be terminated monthly after the duration of the promotion or special offer, with one calendar months’ notice.
4.9 The Participant Agreement is personal, and the Participant is not entitled to transfer the rights and obligations arising from the Participant Agreement concluded under these Participant Terms and Conditions, in whole or in part, to third parties.
4.10 If a Participant has entered into a Participant Agreement with BodyBase, the Participant is entitled to revoke the Participant Agreement within 14 (fourteen) days after signing the Participant Agreement with BodyBase.
4.11 If the Participant revokes the Participant Agreement in accordance with Article 4.10, the Participant will receive a refund of all payments made to BodyBase, unless the Participant has already used the facilities of BodyBase and/or entered a BodyBase Studio. By providing this consent, the Participant waives their right of revocation.
4.12 If the Participant decides to purchase a new/additional Credit, Class Pass, and/or Subscription from BodyBase, the terms of the Participant Agreement and these Participant Terms and Conditions will continue to apply in full, unless expressly agreed otherwise in writing.
4.13 Modification of a duly concluded Participant Agreement can only be made with the prior written consent of BodyBase. Modifying a Participant Agreement may incur costs for a Participant.
Article 5 – Prices and Payment
5.1 The current prices of a single Credit, a Class Pass, or a Subscription are stated on the Website. The latest prices are always valid and are available on the Website. Price increases do not affect already purchased and paid Credits, Subscriptions, and/or Class Passes. Price increases do influence automatic renewals of Subscriptions.
5.2 Unless otherwise agreed, payments must be made through the online payment system.
5.3 Payments already made by the Participant will not be refunded unless the Participant validly revokes the agreement in accordance with Article 4.10.
5.4 In the event that subscription fees cannot be collected via SEPA (Single Euro Payments Area), the due monthly amount must be paid directly to BodyBase through a payment request.
5.5 In the event of unsuccessful collection or disputed/reversed subscription fees, additional charges will be applied. These additional charges consist of (a) the costs incurred by BodyBase to the payment system Stripe for the failed transaction and (b) administrative fees charged by BodyBase for processing the failed payment. The additional charges amount to €15 and must be paid directly to BodyBase through a payment request.
5.6 BodyBase reserves the right to index and modify its prices and rates.
5.7 If the facilities of BodyBase cannot be used or can only be partially used due to circumstances beyond the control of BodyBase, the costs owed by the Participant for the use of BodyBase facilities will not be refunded.
5.8 No rights can be derived from promotions or special offers, either before or after they are offered.
Article 6 – Debt Collection Policy
6.1 If the Participant fails to meet their payment obligation within a period of 14 days, they will first receive a written reminder with a period of 14 days from the date of receipt of the reminder by BodyBase to fulfil their payment obligation, along with a statement of extrajudicial costs if the Participant fails to meet their obligations within the specified period before they are in default.
6.2 From the date the Participant is in default, BodyBase will claim the statutory (commercial) interest without further notice of default, starting from the first day of default until full payment, and reimbursement of extrajudicial costs in accordance with Article 6:96 of the Dutch Civil Code, calculated according to the scale set out in the Decree on Compensation for Extrajudicial Collection Costs of July 1, 2012.
6.3 If BodyBase has incurred more or higher costs that are reasonably necessary, these costs will be eligible for reimbursement. The costs incurred in legal proceedings and enforcement will also be borne by the Participant.
Article 7 – Participation, Cancellation, and Rescheduling of Classes
7.1 A Participant must register in advance for a class through the designated online booking system. Without registration, a Participant has no right to participate in a class.
7.2 A Participant who has registered can cancel their registration up to 8 hours before the start of a class. Within 8 hours, a late cancellation fee will be charged.
7.3 BodyBase is entitled to make changes to the training schedule and/or training locations without providing reasons. The latest schedules and locations are always valid and available on the Website.
7.4 BodyBase has the right to cancel a class in case of insufficient interest until the start time of the class. In such cases, a credited Class Pass will be refunded to the Participant.
7.5 Extraordinary circumstances constitute force majeure for BodyBase and release BodyBase from its obligations. In the event of persistent force majeure, BodyBase is exempt from fulfilling the agreement.
7.6 If a Participant causes such hindrance or disturbance that it hampers the proper execution of a Class, BodyBase may exclude the Participant from the Class. All resulting costs will be borne by the Participant.
7.7 If a Participant does not wear anti-slip socks, BodyBase may exclude the Participant from the Class. All resulting costs will be borne by the Participant.
7.8 If a Participant fails to cancel the Class in a timely manner, the Class will be considered as attended and the Participant will not be reimbursed for the Class nor have the opportunity to make up for it. In the case of a Subscription, a penalty of EUR 5 will be charged, which the Participant is obliged to pay. If the Participant fails to cancel the Class and does not show up, thereby occupying a training spot, the corresponding credit from the Credit or Class Pass will be deducted. In the case of a Subscription, a penalty of EUR 5 will be charged, which the Participant is obliged to pay. BodyBase is never obligated to refund any already paid fees.
Article 8 – Credit
8.1 Each Class Pass specifies the number of times the Classes can be attended during the Term. Classes that are not used during the Term will automatically expire.
8.2 One Credit entitles the Participant to participate in one Class.
Article 9 – Termination of Participant Agreement
9.1 If a Participant has purchased a Class Pass, the duration of the Class Pass is as indicated on the website. The Class Pass ends once the last class of the package has taken place.
9.2 A Participant can also enter a subscription. The duration of the subscription is indicated on the website and cannot be terminated prematurely.
9.3 Both the Participant (subscription or Class Pass holder) and BodyBase have the right to terminate the Agreement due to attributable failure to fulfill the Agreement if the other party has been notified in writing of the deficiency and has been given a reasonable period to fulfill its obligations, and if it still fails to fulfil its obligations correctly within that period. This also includes the payment and cooperation obligations of the Participant.
9.4 The termination of the subscription does not release the Participant from the payment obligations if BodyBase has performed work or provided services at the time of termination. The subscription holder must fulfill the agreed-upon compensation.
9.5 Both the Participant and BodyBase can terminate the Agreement in whole or in part without further notice in writing with immediate effect if either Party is in suspension of payment, bankruptcy has been requested, or the relevant business ends due to liquidation or other than the merger or reconstruction of the business. In the event of a situation as mentioned above, BodyBase is never obliged to refund any funds already received and/or provide compensation for damages.
9.6 If the Participant is a Company, it is not entitled to terminate the Agreement prematurely. If the Participant terminates the Agreement prematurely or does not make use of BodyBase’s services, the Participant is obliged to pay the full agreed amount. This may be increased by a determined number of damages.
Article 10 – Risk and Liability
10.1 The use of the facilities in a BodyBase Studio, including but not limited to strength, flexibility, and fitness training, and/or participation in any Class, training program, and/or activities with or without the BaseLine machine of any kind at BodyBase, is entirely at the Participant’s own expense and risk.
10.2 The Participant is obliged to inform both before, during, and after any training supervised by a trainer about their physical condition, such as injuries, illnesses, and/or other physical conditions, and/or to provide information that the Participant reasonably understands to be necessary for exercising exercises. The Participant is responsible for reporting this information.
10.3 Both BodyBase and its employees and self-employed individuals shall not be liable for material and/or immaterial damages resulting from an accident or injury/injury to the Participant and/or third parties within a BodyBase Studio or other location where the Participant participates in BodyBase Activities.
10.4 BodyBase and its employees accept no liability for damage, loss, or theft of property belonging to the Participant and/or third parties.
10.5 The Participant is liable for damage caused to BodyBase’s property if such damage is a result of negligence and/or fault of the Participant.
10.6 The exclusions and limitations of liability as stated in this article are also stipulated for and on behalf of BodyBase’s subordinates and any other persons whose assistance BodyBase uses in the execution of the Participant Agreement.
Article 11 – Personal Data and Privacy Policy
11.1 Each Participant is aware that they provide certain personal data to BodyBase, such as name, age, address, and email address. The personal data of the Participants are strictly confidential and are used by BodyBase solely for administrative purposes.
11.2 If the Participant agrees to these Participant Terms, the Participant gives BodyBase permission to process their personal data for commercial purposes of BodyBase. Any processing of personal data by BodyBase complies with the Personal Data Protection Act (Wbp). BodyBase will destroy all data of the Participant upon the written request of the Participant.
11.3 BodyBase may take photos or videos of the Classes or other areas in the Studio for use on social media or on the BodyBase website. The Participant is aware of this and grants consent for such use.
11.4 By agreeing to these Participant Terms, the Participant gives BodyBase permission to send offers from BodyBase to the Participant via email and other means.
Article 12 – Complaints
12.1 A Participant must report a complaint regarding any performance by BodyBase to BodyBase as soon as possible after the defect or damage has been identified, and no later than fourteen (14) days after the Participant has identified the defects or damages. The complaint is submitted via email to BodyBase at info@bodybasestudios.com, stating the location and a description of the complaint.
12.2 The complaint must be fully and clearly described and accompanied by any supporting evidence.
12.3 BodyBase will respond to the complaint submitted by the Participant as soon as possible, but no later than two (2) weeks from the date of receipt. If BodyBase expects to need more time to process the complaint, it will notify the Participant immediately by email after this has been determined.
12.4 If the complaint cannot be resolved through mutual agreement, a dispute arises as referred to in Article 13, paragraph 4, of these Participant Terms.
Article 13 – Website
13.1 The information provided on the Website is solely intended for general informational purposes. Due to external circumstances, delays, defects, and/or other imperfections may occur in the provided information.
13.2 Although BodyBase exercises the utmost care in the composition and maintenance of its website, BodyBase cannot guarantee that the provided information is complete, up-to-date, and/or accurate. The Participant hereby unconditionally and irrevocably waives their right to compensation for any direct or indirect damages that have arisen, arise, or will arise from the use of personal data, unless BodyBase has acted with intent or gross negligence.
13.3 The Website and its content are protected by copyright, trademark rights, and other intellectual property rights. Nothing from this website or its content may be reproduced, stored in an automated database, or made public in any form or manner, either electronically or mechanically, through photocopies, recordings, or in any other way, without prior permission from BodyBase.
Article 14 – Applicable Law and Jurisdiction
14.1 These Participant Terms come into effect as of September 28, 2019.
14.2 Deviations from these Participant Terms are only valid if confirmed in writing by BodyBase.
14.3 In the event that any provision in these Participant Terms is declared null and void or is annulled, this does not affect the validity of the other provisions. BodyBase and the Participant will then consult in order to agree on new provisions to replace the null and/or annulled provisions while preserving the purpose and scope of the original provision as much as possible.
14.4 Any legal relationship with BodyBase is governed by Dutch law. All disputes between the Participant and BodyBase arising out of or in connection with the Agreement will be exclusively settled by the competent court in the district of Rotterdam.